UGM.NET
Manuale
INTRODUZIONE
ATTENZIONE: il manuale si riferisce ancora alla vecchia versione
di UGM. Andrebbe quindi consultato solo per avere un'idea di massima del funzionamento
del programma. Invece le sezioni sull'installazione e sulla manutenzione sono da
considerarsi obsolete e di nessuna utilità rispetto al nuovo UGM.NET.
Se qualche utilizzatore con un po' di tempo libero e molta pratica nell'uso di UGM.NET
volesse collaborare alla stesura del manuale aggiornato mi contatti pure attraverso
la sezione Richiesta Informazioni
Gentile lettore.
In questo manuale d’uso troverai tutto quello che ti serve (spero ci sia proprio
tutto) per un utilizzo sicuro e veloce dell’utilità di gestione magazzino.
Mi auguro che l’organizzazione dei vari capitoli sarà chiara e che le problematiche
che sorgeranno nell’effettivo uso nel mondo reale dell’utilità trovino riscontro
nei vari suggerimenti di cui infarcirò il manuale.
Cercherò di essere quanto più semplice e conciso nell’esposizione cosicché tu non
ti possa annoiare o spaventare per la corposità del manuale.
Buona lettura.
UTILIZZO
L’utilità di gestione Magazzino (UGM) intende risolvere il problema della gestione
elettronica dei magazzini dei punti vendita Benetton.
Come saprai già Benetton, attraverso il suo portale UCB, provvede alla produzione,
per tutti i dettaglianti, di file che riassumono la situazione degli ordini, delle
consegne, dei listini.
UGM si occupa di gestire questi file (ad eccezione dei file dei listini che sono
ininfluenti ai fini della contabilità di magazzino) e di aiutarti a creare una situazione
di magazzino che tenga conto non solo dell’origine dei prodotti ma anche del loro
destino implementando un sistema di scarico basato su lettura ottica dei cartellini
dei prodotti venduti.
Le richieste in termini di risorse hardware (in pratica il tipo di computer che
devi utilizzare per far ‘girare’ l’utilità) non sono assolutamente proibitive.
Si tratta di utilizzare un computer con almeno 350Mhz (con processori più lenti
alcune operazioni saranno un po’ lente), lettore cd (per installare UGM), memoria
almeno 64MB, sistema operativo Windows 98 o superiori (quindi vanno bene NT4 con
SP6, Windows ME, Windows 2000 e Windows XP). Lo spazio su disco va proporzionato
alla grandezza di UGM e al numero dei dati che si stimano in almeno due stagioni.
Si calcoli che un’anagrafica (non movimentata) di 10.000 articoli occupa su disco
1MB di spazio.
Ritengo che se hai a disposizione 20MB di spazio su disco puoi stare ragionevolmente
tranquillo per un buon numero di stagioni.
Le richieste in termini di risorse software sono assolutamente risibili.
Ti raccomando di installare il programma in un sistema operativo stabile e null’altro.
Tutto ciò che serve al programma per funzionare lo si trova nel cd di installazione.
Ci sono due funzioni supplementari che se vuoi attivare richiedono la presenza sul
tuo computer di due programmi (MicroSoft Access e MicroSoft Excel). Ti ripeto che
anche se non ci sono UGM funzionerà ugualmente. Poi ti spiegherò a cosa può servire
avere questi due programmini.
INSTALLAZIONE
Questa è forse l’operazione più complessa che ti verrà richiesta nell’uso di UGM.
E sarà senz’altro la più tecnica. Qui è richiesta una buona conoscenza del computer
e di termini tecnici ma cercherò comunque di rimanere semplice e strutturato nella
trattazione.
Il Database.
Per funzionare il programma utilizza un file di database separato.
Significa che UGM gestisce i dati ma usa un contenitore diverso che glieli tiene
in ordine in modo che sia sempre possibile accedervi.
A te questa precisazione interessa poco perché è UGM che usa questo file di database,
se lo organizza, lo apre e lo chiude quando gli serve e così via. Ma è importante
che tu sappia della sua esistenza per riuscire a chiarificarti alcuni concetti.
Il file, fisicamente, si chiama DatabaseMagazzino.mdb ed è un file ‘tipico’ del
programma Microsoft Access. Anche Access è una specie di UGM perché usa il file
di database come contenitore di dati. L’unica differenza è che UGM organizza dati
di magazzino ben definiti e non qualsiasi tipo di dati.
Il file DatabaseMagazzino.mdb è fisicamente raggiungibile all’interno della cartella
dove risiede UGM e con una versione di Access dalla 2000 in su, è possibile aprirlo
per vedere come sono organizzate le tabelline che usa UGM. E’ comunque una gita
inutile tra migliaia di dati che non hanno significato se visti così. UGM serve
anche a questo: organizza i dati che sono in DatabaseMagazzino.mdb per renderli
comprensibili.
Ora arriviamo al problema.
Perché UGM possa dialogare con DatabaseMagazzino.mdb è necessario preparare un ambiente
adatto. In altre parole il sistema operativo non possiede gli strumenti di comunicazione
per far dialogare UGM con DatabaseMagazzino.mdb.
I due strumenti fondamentali per il corretto utilizzo del programma sono MDAC e
JET che vengono inseriti nel sistema al momento dell’installazione (ecco perché
il file di installazione è così grande).
Per l’installazione di UGM è sufficiente fare doppio click con il tasto sinistro
del mouse sul file UGM.exe che fa partire la procedura automatica.
DESCRIZIONE SCHEDE
In questa sezione verranno descritte le varie schede che compaiono nella finestra
principale di UGM.
SCHEDA – CONSULTAZIONE ARCHIVIO
La scheda Consultazione Archivio rappresenta il principale strumento di consultazione
di cui UGM è dotato.
Sarà in assoluto la scheda più utilizzata anche perché fornisce un notevole numero
di funzionalità e, per queste stesse ragioni, si tratta della scheda sicuramente
più complessa tra quelle fornite da UGM.
Ecco di seguito la descrizione dei vari elementi costituenti la scheda con le rispettive
funzionalità.
Ho inserito, per facilitarti la consultazione, dei numeri in corrispondenza dei
vari elementi. Potrai facilmente capire di quale elemento si stia parlando con una
semplice occhiata all’immagine.
1 - Albero dei dati
Compaiono qui, in modo strutturato, le varie informazioni che fornisce la scheda.
La loro forma è quella dell’albero delle cartelle che viene usato in Windows.
Il contenuto iniziale dell’albero dei dati, che dipende dai filtri applicati nella
scheda, riguarda solo i nodi radice delle informazioni. Ogni nodo può essere aperto
cliccando sul simbolo
posto a sinistra
di ogni nodo radice.
Il nodo radice verrà così ‘aperto’ mostrando i singoli articoli componenti il nodo,
aggregati per tipologie di descrizione.
Un ulteriore click sul simbolo
di ogni
raggruppamento aprirà anche questi aggregati mostrando il dettaglio degli articoli
anche se, per ottenere il vero e proprio dettaglio articolo, si dovrà aprire la
finestra Dettaglio (10 - Dettaglio).
L’immagine seguente ti mostra un albero dei dati compilato con degli ordini, in
cui uno degli ordini è aperto e mostra a sua volta quali siano i suoi aggregati
di articoli.
Inoltre uno degli aggregati (Gonna donna) è ulteriormente aperto e mostra il dettaglio
dei singoli articoli che rappresenta.
Come potrai facilmente notare, nel caso degli ordini, la dizione ‘Ordine del…’ ha
un colore che può essere rosso o blu. Questo ad indicare che l’ordine riguarda rispettivamente
articoli della stagione primavera/estate o autunno/inverno.
Se nel filtro di ricerca io avessi posto un filtro stagione attivo (ad esempio il
filtro autunno/inverno) il risultato sarebbe stato depurato di tutti gli ordini
scritti in rosso e viceversa.
Nel caso di alberi di dati compilati con viaggi o DdT saranno gli aggregatori e
i singoli articoli ad essere colorati di rosso o di blu in quanto nulla vieta a
Benetton di spedire un carico con articoli di entrambe le stagioni. Di solito non
succede ma è sempre meglio prevedere tutto.
2 – Elenco Negozi
Questo menù a discesa (o menù a tendina) contiene la lista dei negozi
licenziati. Il filtro di consultazione può infatti distinguere gli elementi
per competenza di un negozio piuttosto che di tutti.
Se i negozi licenziati sono più di uno nel menù comparirà la voce 000000 – TUTTI
I NEGOZI dove il codice 000000 è naturalmente un codice fittizio che UGM usa per
capire che sta trattando con tutti i negozi censiti (appunto).
Se nessun negozio risulta licenziato o se nel database non è ancora stato caricato
nessun
file ordini la dicitura sarà semplicemente Nessun negozio
censito o licenziato e naturalmente non sarà possibile effettuare nessuna operazione
di consultazione nella scheda.
3 – Data
Il riquadro data contiene due caselle: Dal e Al.
Impostando le due caselle si possono filtrare i risultati visualizzati nell’albero
dei dati anche in base ad un intervallo temporale.
Per conoscere quali formati di data accetta UGM e in particolare le due caselle
data di questa scheda consulta l’appendice A alla voce
Formati
Date.
4 – Tipologia
Nel riquadro tipologia si comunica a UGM che tipo si desidera consultare.
- Ordini
propone l’elenco degli ordini inoltrato a Benetton per via telematica.
- Viaggi
raggruppa per packing list i DdT effettivamente arrivate
- DdT
propone l’elenco dei Documenti di Trasporto con cui la merce è arrivata
- Scarichi
propone l’elenco degli articoli venduti il cui cartellino è stato scaricato con
il lettore ottico su UGM
- Spostamenti
propone l’elenco degli spostamenti di merce avvenuti internamente cioè tra due negozi
censiti da UGM (solo se UGM lavora con più di un negozio si vedranno i risultati
delle consultazioni sull’albero dei dati).
6 – Stagione
Nel riquadro stagione si comunica ad UGM che si richiedono dati appartenenti ad
una collezione ben definita (filtri Autunno/Inverno e Primavera/Estate) o a tutte
le collezioni (filtro
Tutte le stagioni
)
SCHEDA DIPENDENTE – DETTAGLIO ORDINE
La sotto scheda Dettaglio Ordine serve ad entrare nel merito di ogni singolo ordine.
Si può arrivare a consultare (come in figura) la scheda anagrafica dei singoli articoli
così come le quantità ordinate e lo sconto eventualmente applicato. Da qui si può
tra l’altro raggiungere l’anagrafica articolo per editarne manualmente le caratteristiche
anche se non dovrebbe essere mai necessario agire in modalità manuale.
Una sotto scheda del tutto simile a questa permette di editare i viaggi e i DdT
con la stessa modalità di azione.
SCHEDA – SCARICO ARTICOLI
La scheda per lo scarico articoli serve ad imputare nel database i vari articoli
venduti nelle varie giornate.
E’ necessario dotarsi di un lettore ottico (penna ottica) che permetta la lettura
veloce dei cartellini dei vari articoli venduti.
La parte di cartellino che tieni per te quando vendi un
articolo contiene proprio il codice necessario ad UGM per capire quale articolo
sia uscito dal negozio
Se terrai separati i cartellini per giornata ti sarà facilissimo
confrontare il valore totale dello scarico visibile nella casellina in altro a destra
con il risultato giornaliero dei corrispettivi. Questo confronto ti potrà servire
per avere un controllo sull’operazione di scarico.
Durante le svendite il prezzo che viene fatto è di solito scontato in base ad una
certa percentuale. UGM permette in fase di scarico di impostare la percentuale di
sconto e di effettuare scaricamenti multipli di cartellini.
Se fosse necessario correggere qualche scarico (ad esempio può succedere di leggere
due volte lo stesso cartellino per errore) è sufficiente andare nella scheda principale
(la scheda di Consultazione Archivio) e richiedere l’elenco degli articoli scaricati
nella giornata incriminata. E’ possibile ordinarli in vari modi per rendere più
facile l’individuazione della registrazione del cartellino da cancellare o da correggere
nel caso ad essere sbagliato fosse solo il prezzo di scarico.
SCHEDA – SPOSTAMENTO ARTICOLI
Questa scheda è utile solo nel caso di gestione di più negozi.
Chi ha più di un negozio tende a far muovere la merce dall’uno all’altro per cercare
di ottimizzare le scorte di magazzino; se ad esempio nel negozio 1 si vendono tutte
le magliette di un certo tipo e nel negozio 2 ne rimangono in gran numero, si effettuerà
uno spostamento fisico di un certo quantitativo di magliette da un negozio all’altro.
La scheda Spostamento Articoli serve a registrare il singolo movimento controllando
contestualmente che effettivamente nel negozio 2 ci siano quantitativi di quella
particolare maglietta da spostare.
La contabilità di magazzino dei singoli negozi sarà così perfetta all’unità.
SCHEDA – RICERCA ARTICOLI
Questa scheda permette di ricercare velocemente un particolare articolo all’interno
dell’anagrafica articoli del
database.
Nella casella di ricerca Inserire qui il testo da ricercare può essere inserita
una descrizione o parte di essa, un codice EAN o parte di esso, un codice articolo
o parte di esso.
La conferma del testo da ricercare viene fatta premendo il tasto:
oppure con il tasto invio.
Il risultato della ricerca viene riportato nella finestra sottostante dove compaiono
tutti gli articoli che rispondono al criterio di ricerca.
Chiaramente se al criterio di ricerca non corrisponde nessun articolo la finestra
rimarrà vuota.
Selezionando un articolo dalla lista e premendo il tasto Vai in anagrafica si apre
un’ulteriore finestra dove viene riportata l’anagrafica completa dell’articolo (vedi
Finestra Anagrafica).
SCHEDA – REPORT E STAMPE
La scheda Report e Stampe ‘tira le somme’ della situazione del magazzino.
La contabilità può riguardare intere stagioni o intervalli di date o addirittura
interi anni.
I report disponibili sono cinque:
- Situazione per gruppo prodotto
- Situazione per famiglie di prodotto
- Esistente
- Ordinato netto per reparto
- Situazione per campionari
Il report Esistente è indispensabile a fine anno perché produce la situazione delle
giacenze di magazzino in modo automatico e semplice. Può raggiungere due livelli
di accuratezza: esistenze per codici prodotto ed esistenze per codici EAN.
Quando a fine anno il tuo commercialista o chi per lui
ti chiederà la lista delle giacenze potrai produrla con la semplice pressione di
un tasto.
Il report Situazione per Campionari serve essenzialmente per avere una situazione
aggiornata utile per i riordini che vengono fatti appunto in base ai campionari.
Ognuno dei report può essere esportato in due formati principali:
- formato testo attraverso il tasto Esporta in File testo
- formato Excel attraverso il tasto Esporta in Excel
Puoi leggere un file di testo (.txt) con qualunque editor
di testi, da blocco note a Wordpad.
Il formato Excel (.xls) è invece di esclusiva interpretazione
di pochi programmi. Ti consiglio caldamente di lavorare con i file .xls rispetta
ai .txt perché i programmi che li gestiscono hanno capacità di elaborazione assolutamente
adatte agli scopi. Potrai sommare colonne o righe, ordinare grossi quantitativi
di dati esportati con semplici filtri, gestire più fogli all’interno dello stesso
file .xls (mi viene in mente un file che contiene le situazioni mensili delle esistenze
del negozio).
Se non dovessi sapere se Excel è installato nel tuo computer
prova a premere il tasto Esporta in Excel e sarà UGM stesso a dirti se il programma
è disponibile o meno.
SCHEDA – CREAZIONE ARTICOLO
Questa è una scheda che permette la creazione veloce di un articolo. Veloce perché
richiede pochi dati essenziali per il censimento di un nuovo articolo all’interno
di UGM. Se poi vorrai dettagliare meglio le caratteristiche dell’articolo lo potrai
fare consultando l’anagrafica dello stesso che, ad esempio, ti permetterà di impostare
dati quali colore, taglia, campionario…
Se sarai preciso nella gestione dei file ordini e delle
packing list che arriveranno dal portale non ci sarà bisogno di censire manualmente
articoli in UGM. Infatti i file ordini e le packing list portano con sé tutte le
informazioni necessarie anche per la creazione degli articoli.
SCHEDA – GESTIONE DATI
La scheda gestione dati permette di interagire con il
database che UGM usa per l’archiviazione con operazioni
che gestiscono masse di dati.
Preleva File Zip
Serve a caricare i file
Ordini e i file
Packing List.
In altre parole indica ad UGB quali file sono stati scaricati dal portale UGB o
dalla casella di e-mail personale.
Si possono prelevare più file contemporaneamente o si può indifferentemente effettuare
l’operazione di prelievo più volte.
ATTENZIONE. Se nella casella di posta del portale trovi due o più file ordini (UCROALE.ZIP)
ricordati di prelevarli/caricarli con UGM
uno
alla volta. Questo accorgimento si rende necessario perché i due (o più)
file ordini hanno tutti lo stesso nome e quindi l’ultima versione prelevata sovrascriverebbe
le precedenti.
Il prelievo di per sé è un’operazione non distruttiva che si occupa semplicemente
di copiare i file indicati, lasciando quindi gli originali lì dove sono, all’interno
di una cartella temporanea che UGM crea automaticamente nel disco di lavoro.
Premendolo si apre una finestra standard di Windows che permette la selezione dei
file.
Dovresti già conoscerla e averla usata in altre occasioni. Grazie a questa finestra
puoi indicare a UGM quali file deve elaborare per l’estrazine dei dati relativi
agli ordini e ai viaggi/DdT.
E’ molto importante che la prima volta che utilizzi UGB almeno un file ordini venga
carcato perché ogni file ordini porta con sé anche le informazioni relative ai negozi
e ai codici descrittivi dei prodotti che sono indispensabili per un corretto uso
del programma.
Carica Dati
Una volta prelevati i vari file zip (un solo file ordini alla volta e/o uno o più
file packing list) bisogna indicare ad UGM che è venuto il momento di caricarne
i contenuti nel database.
L’operazione si effettua premendo il tasto Carica Dati.
L’operazione richiede molte risorse al computer.
Se il tuo è un computer lento e i file da caricare sono tanti UGM potrebbe impiegare
parecchio tempo per completare l’operazione. Un po’ di pazienza e tutto si completerà.
Una finestra informativa indicherà il progresso dell’operazione e qual è il file
correntemente elaborato.
Compatta il Database
Serve quando dal database vengono cancellati numerosi articoli (per esempio quando
viene eliminata un’intera stagione).
La compattazione diminuirà la grandezza fisica del database.
Puoi usare questo strumento anche per creare automaticamente una copia di sicurezza
del database stesso. Infatti ogni operazione di compattazione viene preceduta da
una operazione di copia del database per motivi di sicurezza della procedura.
Ripristino di un database
Se il database risultasse danneggiato e quindi diventasse inutilizzabile sarebbe
un bel guaio. Dovrebbero essere ricaricati tutti i dati dai file ordini e packing
list e gli scarichi con penna ottica dai cartellini. Un lavoro improponibile.
Per evitare ciò il consiglio e quello di effettuare spesso la
compattazione del database che crea anche il file di backup (il nome del
file sarà del tipo DatabaseMagazzino22-02-2002.mdb).
Se si ha la disponibilità di un file di backup recente per lo meno il lavoro di
ripristino dei dati sarà meno oneroso (dalla data di backup al giorno della perdita
dei dati).
Il ripristino vero e proprio è una semplice operazione di copia file:
- individuare la cartella che contiene l’applicazione (es. C:\Programmi\UGM
a cui mi riferirò per semplicità come UGM)
- entrare in UGM\Dati
- cancellare il database corrotto (DatabaseMagazzino.mdb)
- entrare in UGM\Backup
- copiare il file database più recente (es. DatabaseMagazzino22-02-2002.mdb)
- entrare nuovamente in UGM\Dati
- incollare il file copiato (nell’esempio DatabaseMagazzino22-02-2002.mdb)
- rinominare il file copiato con il nome standard del database (DatabaseMagazzino.mdb)
APPENDICE A GLOSSARIO
Packing List
A tutti i rivenditori che attivano l’invio telematico dal
portale UCB,
Benetton invia nella casella di posta personale dell’utente i file packing list
come allegati di e-mail.
File Ordini
All’interno del
portale UCB, è possibile anche richiedere periodicamente
il file ordini che contiene il dettaglio ordini da una certa data ad una certa data.
Il nome del file è UCROAELE.ZIP.
Se si stanno gestendo più file ordini contemporaneamente è necessario ricordare
che UGM riesce a gestirne uno alla volta al contrario dei file packing list che,
avendo ognuno un nome diverso, possono essere gestiti contemporaneamente.
Portale UCB
E’ il portale Benetton. La sigla UCB sta per United Colors of Benetton.
Cartella Temporanea
La cartella \TmpUGM creata sul disco di lavoro è una cartella temporanea che UGM
usa per le operazioni di gestione dei file zip.
Se inavvertitamente venisse cancellata UGM, all’avvio, si occuperebbe della sua
ricostruzione.
Si consiglia di non utilizzare la cartella temporanea di UGM per memorizzare propri
file perché potrebbero essere cancellati da UGM stesso che, come un bravo padrone
di casa, fa spesso le pulizie all’interno della cartella.
APPENDICE B TIPI DI DATI
Formato Date
Il formato delle date accettato da UGM è quanto mai vario e flessibile.
La data di visualizzazione di UGM sarà sempre del tipo:
gg/mm/aaaa per i sistemi Windows NT, 2000 e XP
mentre sarà del tipo:
gg/mm/aa per i sistemi Windows 98
Ciò non toglie che l’utente possa utilizzare per l’inserimento della data moltissimi
altri formati data che verranno correttamente convertiti da UGM.
Ad esempio è corretto scrivere una data separata oltre che dalle barre (/) anche
da punti (.) o da spazi o da simboli meno (-).
Se si specificano solo i valori del giorno e del mese UGM aggiungerà l’anno (presupponendo
che quello desiderato sia l’anno corrente del sistema).
Se si sbaglia in modo evidente inserendo un numero impossibile per un mese UGM cercherà
di valicare comunque la data.
Ad esempio la data impossibile: 04 23 3 sarà interpretata come: 23/04/2003.
Ultimo formato di inserimento permesso da UGM è quello compresso. Si possono infatti
inserire le date con il formato:
ggmmaa